Ми контролюємо проекти без перевантаження

Часто менеджерам компаній доводиться керувати відразу декількома проектами. Наприклад, займатися розкручуванням сайтів в Києві. І навіть якщо в початку здається що усi ок, зі временем  ви починаєте відчувати втома,  брак енергії і робите низку помилок. Такі ситуації при сучасному шаленому ритмі життя не рідкість.

Вміння працювати в режимі «мультизадачности» необхідно не тільки при просуванні сайту в Києві. Це один з найважливіших навичок для керуючих і рядових співробітників, які зайняті відразу на декількох напрямках. При цьому потрібно навчитися вирішувати проблеми без збитку для інших проектів.

Ось кілька рад, щоб навчитися справлятися з великими обсягами роботи і бути стійкими до підвищеної навантаженні.

Ніж загрожує перевантаження?

Швидко змінюється середа і обмежене кількість ресурсів – неотъемлемые супутники сучасного людини. Щоб конкурувати з опонентами багато компанії вважають неефективним залучати робочу групу тільки в один проект. Але в цієї «гонці вооружений» з-за колосальних перевантажень менеджерів може сильно постраждати виконання, і в підсумку компанія нічого не виграє.

Ось неприємні наслідки такий тактики ведення роботи:

Не дотримання дедлайнов. Ніж більше роботи, тим більше ймовірність, що співробітники можуть упустити важливий момент або не вирішити поставлені завдання під час.

Несподівані проблеми і ризики. Ніж більше проектів, тим менше часу йде на їх планування. Тому багато ризики і можливі проблеми залишаються без належного уваги, і можуть застопорити роботу в самий невідповідний момент.

Зниження ефективності. Перевантаження великим кількістю проектів призводить до розвитку неуважності і нестачі енергії у більшості співробітників компанії.

Невихід на роботу і плинність кадрів. Розумовий і фізичне виснаження вбиває бажання трудитися і підштовхує працівників до написання заяви про звільнення.

Як керувати відразу декількома проектами

Скільки б проектів вам не доручили, важливо навчитися ефективно ними керувати.

Делегируйте обов'язки

Серед ваших підлеглих є досвідчені співробітники, готові взяти на себе частина вашої роботи? Сміливо делегируйте їм частина своїх повноважень. Це допоможе вам зосередитися на самих головних питаннях і запобігти деякі ризики.

Влияйте на очікування зацікавлених осіб

Не соромтеся показати, що вам важко. Тому що, якщо ви не висловлюєте ніяких емоцій, на вас будуть «вешать» усi більше і більше обов'язків, чекаючи від вас хорошого результату при будь-яких обставинах.

Вчіться розставляти пріоритети

Особливо це важливо, якщо в команді назріває конфлікт. Розставте пріоритети серед співробітників, тоді багато проблеми вирішуватися самі собою.

Не шукайте легких шляхів

Можливість спростити собі роботу виглядає спокусливо, але тут потрібно бути гранично обережним, оскільки є ризики упустити важливу інформацію або зміни в загальної стратегії.

Користуйтеся принципом Парето

Пам'ятайте, що 20% зусиль дають 80% результату. Не расточайте енергію на дрібниці, а зосередьтеся на головних цілях і завданнях. Це дозволить уникнути микроменеджмента і підвищити шанси вашого проекту на успіх.

Як впоратися з перевантаженням не збільшуючи штат

Не завжди є можливість кому-то делегувати повноваження. Ваші співробітники можуть бути завантажені роботою або попросту не мати достатнього досвіду. Як бути в такий ситуації?

Ось шість кроків, які дозволять впоратися з завданням без розширення штату.

Не беріть додаткову роботу

Не завжди є можливість відмовити своєму керівнику. Але не пропустіть шанси відмовитися або перенести терміни по виконання додаткових задач.

Шукайте спосіб розслабитися

Упорядкуйте роботу, розбийте її на кілька етапів. А, щоб уберегти себе від емоційного выгорания, не забувайте відпочивати і трохи відволікатися.

Переконайтеся в реальності дотримання дедлайнов

Постарайтеся скласти максимально реальний план виконання проекту. Пам'ятайте, ніж жорсткіше графік, тим важче його дотримуватися.

Не забувайте про правильної організації робочого часу

Позбудьтеся від відволікаючих факторів, щоб встигнути зробити усi під час.

Активно використовуйте допоміжні інструменти

Діаграми Ганта, панелі задач і інші додатки поліпшать прозорість інформації і дозволять оновлювати дані по проекту під час і полегшать проведення нарад.

Постарайтеся максимально автоматизувати процес

Це дозволить заощадити ваше час і підлеглих, а також зосередитися на більше корисної роботі.

Методи управління проектами, які допоможуть уникнути перевантажень

Ось кілька ефективних методик, які допоможуть уникнути завантаженості.

Управління залежностями

Зв'язавши взаимозависящие напрямку, ви зможете ефективніше відслідковувати графіки і їх вплив, знайти баланс в роботі і впоратися в обумовлені терміни.

Розподіл ресурсів з допомогою інструментів

Ця методика допоможе ефективно розподілити функції при виконанні відразу декількох задач, а також допоможе виявити співробітників, здатних взяти додаткову роботу на себе.

Максимальна прозорість

Спеціальні інструменти (панелі задач, діаграми Ганта, звіти в реальному часу) допоможуть інформувати всіх співробітників під час про стані проекту і не витрачати час на цю процедуру. А також підвищать результативність роботи.

Використання Agile-методологий

Вони допомагають ефективно працювати і уникнути перевантажень. Істотний недолік – підходять не для всіх проектів.

Уникнення бесконтрольного розширення обсягів

Переконайтеся, що будь зміна в роботі проходить відповідну процедуру управління змін. Простіше кажучи, виправдано. Інакше обсяги проекту можуть розростися для непосильних для вашої команди розмірів.

Графіки робочої завантаження в допомога

Використовуйте ефективні рішення для планування робочої завантаження. 

Це надасть вашим співробітникам прозорість даних і гнучкість можливостей. Використовуючи такі графіки, ви правильно розподіліть навантаження, делегируете робочі завдання і расставите пріоритети. Оперативне виявлення проблем допоможе скорегувати терміни і дозволити ряд конфліктів.