Справа на Face2Face: У Memoriam або Life Hhacks про організацію конференції для 400 учасників

А пам'ятайте як в 2014 проходила конференція по інтернет-маркетингу Face2Face?
Давайте згадаємо разом!)



А знаєте як усi створювалося зсередини? Дуже динамічно, завзято и хвилююче! Ми не будемо розповідати про безсонних тижнях і важких трудових будні.
І відразу заверим, що усi випробування, які спіткали організаторів заходів в Україна в цьому році, не прошли повз нас. Нам випала честь стати організаторами однією з найбільших конференцій по інтернет-маркетингу в східній Україна!

Цю статтю присвятимо не труднощам, а роботі над досягненням цілей. Ми розповімо як вдалося зацікавити в Face2Face аудиторію і зібрати на конференції по інтернет-маркетингу в 2014 році 30 спікерів, 400 гостей і масу позитиву.



Скажімо по-секрету, що від самого початку Face2Face була запланована ще на вересень 2013 року. Але в силу різних обставин, ми зрозуміли — що б максимально якісно підготуватися до заходу нам потрібно ще час, тому дата була перенесена на весну 2014, на цілих підлога року вперед. Ще тоді ми не підозрювали яким видасться 2014...

Стратегія.

А почалося усi з ідеї. Ідея по організації найбільшої в Україна конференції по інтернет-маркетингу після зародження пройшла не одну (і не дві, і навіть не чотири) стадії критики зі боку команди Turboseo. Після всіх баталій і мозкових штурмов був намічений чіткий курс руху до розробці і реалізації стратегії конференції Face2Face.

Програма.

Одна з центровых складових конференції — актуальна і максимально корисна інформація, яку отримують учасники в рамках програми. Ми намагалися ретельно розглядати усi тенденції, тренди ринку інтернет-маркетингу, натхнення черпали з оглядів тематичних заходів, проходять в інших країнах, з трастовых інформаційних онлайн-видавництв. Нам вдалося виділити 3 напрямку, які включили усi основні теми інтернет-маркетингу і відповідали цілям нашого заходи. Ці напрямку і стали потоками нашого заходи - інтернет магазини, онлайн-інструменти, історії успіху (кейси).

Порада від робочої команди.

Як охопити багато, не виходячи за рамки одноденного формату? Складіть списки всіляких тим, які могли б зацікавити аудиторію, після чого винесіть варіанти на обговорення з коллегами/специалистами, думку яких довіряєте. Безжально відтинайте теми, які вважали не досить затребуваними. В підсумку залишаться тільки самі-самі цікаві тематики.

Спікери.

Вони ж люди, які своєї харизмою формують характер заходи.
Ми шукали експертів. Ми шукали людей, які на практиці перевірили усi робочі і не робочі теорії інтернет-маркетингу, при цьому отримали відмінні результати, і на досягнутому не зупинилися, підвищення свого професіоналізму — їх життєве кредо.
Хто шукає, той знайде — і ми знайшли 30 експертів-доповідачів, які і виступили на Face2Face 2014.

Порада від робочої команди.

Як знайти контакти потенційного спікера:
а) на пряму — якщо не вдається знайти контакти по запитам виду «ім'я прізвище + телефон», «ім'я прізвище + e-mail», шукайте профілі в соціальних мережах. Будьте готові до різним ситуацій, тому як деякі користувачі можуть негативно реагувати на «робочі предложения» в соц.мережі. Але досить часто співбесідник реагує цілком дружелюбно, за це їм велике Дякуємо ;)
b) Спробуйте зв'язатися через посередника — pr-щика компанії, в якої працює цікавить вас особистість, або smm-cпециалиста, до якому завжди можете звернутися через офіційну сторінку компанії в соц.мережі.



Реклама.

Наша рекламна детальність охопила кілька напрямків. Оскільки Face2Face присвячена саме онлайн-маркетингу, то і основна рекламна діяльність проходила в інтернеті. Але будемо чесними — не пройшли ми повз і офф-лайна. Можливо, деякі з вас, бачили нашу рекламу в друкованих виданнях, або чули рекламні ролик на радіо або ТВ.

• Онлайн-інструменти, якими ми скористалися:
• Контекстна реклама (пошукова реклама, КМС)
• Smm (конкурси, акционные пости, реклама в соц. мережі)
• Email-маркетинг (інформування про змінах в програмі Face2Face, нових спикерах, знижки і тд.),
• Контент-маркетинг (розміщення релізів, новин підготовки до заходу, інформації про спикерах і т.д).

Але на який інструмент зробити акцент і як розподіляти маркетинговий бюджет нам підказував Analytics.

Порада від робочої команди

Для реалізації наміченого плану по анонсированию на допомога постарайтеся залучити максимальне кількість інформаційних партнерів. Не жадничайте, запропонуйте цікаві умови (знижку на участь їм і їх подписчикам, розміщення лого на матеріалах конференції, роздачу брошур учасникам), вони віддячать вас поширенням анонса в рассылках, на сторінках блогу, в соц.мережі.

Ще раз передаємо інфо-партнерам Face2Face подяки ;)



Організаційно-побутові моменти.

Вибір місця проведення у нас зайняв секунди 2. Фешенебельний готель Kharkov Palace відповідав всім нашим запитам, тому довго міркувати про місці проведення не довелося. Ми не прогадали, багато гості відзначили комфортні зали, затишний ресторан з відмінною кухнею, тактовний і акуратний персонал.
Особливе увага перед заходом ми приділяли швидкості wi-fi, роботі вентиляційних комунікацій, систем кондиціонування, станом туалетних кімнат, обмовили частоту уборок приміщень.
Ще ми запросили у адміністрації карту залів, на якої зручно було рассписывать план розміщення рекламних стендів, банерів, плазмових моніторів, техніки, мебили і інших додаткових матеріалів.

Порада від робочої команди

Навіть якщо ви впевнені в високою працездатності вашої техніки обов'язково запасіться додатковим блоком батарейок, запасним ноутбуком, мікрофоном, презентером, флешкой. Будь-яка техніка може підвести. Не забувайте поповнити свій арсенал ще і ножицями, скотчем, клеєм, пластиром; заходи — улюблене місце всіляких непередбачених ситуацій. Номера телефонів технічної підтримки і адміністраторів залів повинні обов'язково бути на перших місцях вашої телефонної книги (не забудьте щедро поповнити рахунок вашого телефону і захопити для нього зарядний пристрій).

Фішки. Развлекательна частина.

Знання знаннями, а душа частенько бажає свята. В процесі підготовки у нас було не мало варіантів для розважальної частини заходи: від африканських барабанщиків до раптового квесту. Але зупинилися ми на більше безпечних видах розваг: запросили елегантно-загадкового фокусника і талановиту співачку, запропонували пограти з Oculus Rift (окуляри віртуальної реальності). Порадувати хотіли не тільки видовищами, але і смаколиками. Для цього підготували ми солоденькі кекси-капкейки з логотипом Face2Face, а в завершенні конференції влаштували винно-сирну паузу.

Порада від робочої команди

Намагайтеся не порушити тонку грань між ненавязчивыми розвагами і тими, які можуть раздражать/отвлекать від спілкування гостей. Пам'ятайте, головне в конференції не розважальна частина, а образовательно-інформаційна.



Постмероприятия

Здавалося б коли конференц-зал покидає останній учасник організатори можуть зітхнути з полегшенням. Це не зовсім так. Попереду ще доведеться цілий масив роботи.

Ніж ми займалися після Face2Face 2014:

• написали і розіслали подячні листи учасникам, спикерам, партнерам, спонсорам;
• збирали і проаналізували фидбек від учасників, склали і опублікували пост-огляди;
• зібрали, отсортировали, розмістили фото;
• переглянули, обробили відео; склали звіти по підсумками заходи;
• намітили план робіт по внесенню змін на сайт конференції
• ... і почали готуватися до Face2Face 2015.

Порада від робочої команди

Обов'язково проведіть розбір допущених помилок і складіть план по їх виправлення до наступного заходу. З переліком помилок вам допоможуть відгуки учасників, зауваження робочої команди і ваше внутрішнє відчуття ;)



І наостанок ще кілька рад по створення успішного заходи:

• Робоча команда — це ваша армія. Складіть і передайте чіткі інструкції кожному її учаснику, особисто проведіть інструктаж, переконайтеся усi чи зрозуміло виконавцям.
• Кожному учаснику робочої команди раздайте «экстренные» номера для оперативної зв'язку з координатором, тих.підтримкою, адміністраторами залів.
• Чітко опишіть ваші мети (складіть Т.З.) для фотографа і оператора— кого коли як і скільки знімати. Вони можуть бути профі свого справи, але в організації конференцій профі ви — контролюйте кожен крок.
• Продумайте дрібниці — дізнайтеся заздалегідь розміри навігаційних табличек/вывесок, які використовує адміністрація залу - і підготуйте брендовані вивіски.
• Вода — подбайте про тому, що б вода і стаканы/бокалы завжди була під рукою у спікерів, модератора, і звичайно ж у гостей.
• Постарайтеся максимально убезпечити і перестрахувати спікера, гостя, які їдуть до вам з інших країн. Передчасно зв'яжіться з прикордонної службою, підготуйте і надішліть завірені листи - запрошення до участі.
• Дізнайтеся час прибуття спікерів, поцікавтеся є ли необхідність кого-то зустріти, продумайте шляху для маршруту, призначте відповідальних за зустріч. В випадку якщо гість самостійно буде добиратися до місця проведення — складіть для нього схему проїзду.

Можливо, на перший погляд усi виглядає складно. Конференція, як і організація будь-якого іншого публічного заходи — справа серйозне і відповідальне. Але, повірте, ті емоції, той драйв, котрий відчувають організатори на впродовж всього процесу від початку підготовки до завершення — однозначно стоять всіх зусиль!

Ось так ми організували Face2Face 2014!
Хочете дізнатися як усi буде в наступного році?
Реєструйтеся на Face2Face 2015! Продаж квитків вже відкрита ;)